Il 30 settembre 2026 il Ministero del Lavoro ha pubblicato l'interpello n. 2/2026, rispondendo alla richiesta 15911/2026 del Consiglio nazionale dell'Ordine dei consulenti del lavoro. Da quel giorno l'obbligo di consegna della documentazione informativa di assunzione si può assolvere anche online, senza moduli cartacei né consegne a mano. La trappola operativa è una sola, ma decisiva: l'identificazione con SPID o CIE non equivale alla firma. Chi la considera tale rischia di ritrovarsi con dichiarazioni non valide al momento di un'ispezione.
Il primo binario: i documenti informativi non richiedono firma
Per i documenti che non chiedono al lavoratore di compilare o dichiarare nulla basta la messa a disposizione tracciata in un'area riservata della piattaforma aziendale, accessibile al solo interessato. Il Ministero conferma l'impostazione già seguita con l'interpello n. 13/2012, che ammetteva la collocazione dei documenti in un'area protetta da password o codice segreto personale, purché resti garantita la possibilità di entrare in possesso del documento e di materializzarlo. Valgono anche la PEC e gli altri strumenti telematici che danno prova dell'avvenuta consegna, come già chiarito con l'interpello n. 1/2008 sul prospetto paga.
La piattaforma può essere gestita direttamente dal datore di lavoro, dal professionista incaricato o da un fornitore di servizi. La responsabilità dell'adempimento e della disciplina sulla protezione dei dati personali resta comunque in capo al datore.
Il secondo binario: le dichiarazioni richiedono due passaggi separati
Quando il documento contiene una dichiarazione di scienza o di volontà del lavoratore — la scelta sulla destinazione del TFR è il caso tipico — la sola autenticazione con SPID o CIE non basta. Servono due fasi distinte: l'identificazione elettronica per accedere alla piattaforma e la sottoscrizione del documento. L'articolo 64, comma 2-quinquies, del CAD copre l'identificazione tramite SPID e CIE da parte dei soggetti privati, ma non l'apposizione della firma.
Il Ministero indica tre alternative valide: firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata. In alternativa, il documento può essere formato secondo il processo dell'articolo 20, comma 1-bis, del Codice dell'amministrazione digitale, con identificazione informatica dell'autore e garanzie di sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità inequivocabile.
Una soluzione ammessa è la firma elettronica avanzata realizzata secondo l'articolo 26 del Regolamento eIDAS (Reg. UE 910/2014) e gli articoli 55-61 del DPCM 22 febbraio 2013: il firmatario, già identificato anche via SPID o CIE, sottoscrive con un meccanismo posto sotto il suo esclusivo controllo, per esempio un codice monouso ricevuto su un dispositivo nella sua disponibilità esclusiva. Restano in capo a chi eroga la soluzione gli obblighi su identificazione del firmatario, informativa, conservazione delle evidenze e verificabilità dell'integrità del documento.
Due strumenti che non si possono usare
Le esclusioni operative sono due. La Carta Nazionale dei Servizi (CNS) non è ammessa come modalità equivalente a SPID e CIE: l'articolo 64, comma 2-quinquies, del CAD richiama espressamente soltanto SPID e CIE. E l'articolo 65 del CAD, citato nella richiesta dei consulenti, non si applica alla fattispecie: disciplina le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici, non le dichiarazioni del lavoratore verso un datore di lavoro privato.
La tabella operativa: cosa serve per ogni tipo di documento
| Tipo di documento | Identificazione | Sottoscrizione | Cosa tracciare |
|---|---|---|---|
| Documenti informativi (nessuna dichiarazione del lavoratore) | SPID o CIE | Non richiesta | Data di messa a disposizione ed eventuale presa visione |
| Dichiarazioni di scienza o di volontà (es. destinazione del TFR) | SPID o CIE | Firma digitale, elettronica qualificata o avanzata (o processo art. 20, comma 1-bis, CAD) | Data di messa a disposizione, presa visione, integrità e riconducibilità al firmatario |
Le cinque garanzie che la piattaforma deve avere
Il processo digitale è valido solo se assicura requisiti minimi verificabili. Se ne manca uno, l'adempimento non è assolto.
- Identificazione dell'utente e sicurezza del processo di accesso
- Accessibilità e disponibilità della documentazione: il lavoratore deve poterla visionare, conservare e riprodurre
- Integrità dei documenti
- Tracciabilità della data di messa a disposizione
- Tracciabilità della presa visione, quando la disciplina del singolo documento la richiede
Su quest'ultimo punto c'è una comodità concreta: più documenti possono essere messi a disposizione contestualmente, con un'unica conferma di presa visione riepilogativa. Il sistema deve però registrare distintamente, per ciascun documento, la data di messa a disposizione e la relativa presa visione.
Se la piattaforma si blocca, i termini restano
L'indisponibilità temporanea della piattaforma non esonera dal rispetto dei termini previsti per i singoli adempimenti. Il datore deve assicurare una modalità alternativa di consegna e conservarne evidenza. PEC o altri strumenti telematici con prova di consegna restano la via di riserva.
Le prove da conservare e il rischio in ispezione
Il datore di lavoro deve sempre essere in grado di dimostrare, anche in sede di ispezione, l'effettiva consegna dei documenti e la riconducibilità delle dichiarazioni ai relativi lavoratori. Non è l'apertura di un'area riservata a fare la prova: è la tracciabilità del processo. Il riferimento tecnico è il CAD insieme alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici adottate dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 del medesimo Codice.
L'incrocio tra le due discipline chiarisce la portata reale dell'apertura. L'articolo 64, comma 2-quinquies, del CAD legittima SPID e CIE per l'identificazione sui servizi privati, e su questo si fonda il binario dei documenti informativi. L'articolo 20, comma 1-bis, subordina invece l'idoneità del documento informatico alla forma scritta alla presenza di una firma qualificata o al rispetto di un processo tracciato. Poiché il primo requisito non soddisfa il secondo, una piattaforma progettata con un unico pulsante di "presa visione" resta valida per il primo binario e invalida per il secondo. Chi gestisce le assunzioni deve quindi prevedere due flussi distinti nello stesso ambiente: uno di sola pubblicazione, uno di sottoscrizione.
La semplificazione è reale, ma non elimina lavoro: lo sposta dalla consegna alla configurazione. Chi imposta i due flussi prima della prossima assunzione non dovrà ricostruire nulla; chi digitalizza tutto con lo stesso pulsante dovrà rifare le dichiarazioni e dimostrarne la validità in sede di ispezione.
Fonti
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